Funzionalità "conferenze"

Spesso all’interno di un evento vengono organizzate delle conferenze di vario tipo: convegni, speech, tracce di approfondimento, ecc…

La funzionalià, presente nel menù di sinistra alla voce Conferenze
consente di definire tutte le conferenze che sono parte dell’evento.

Possono essere specificati il titolo della conferenza, una descrizione lunga del contenuto, il luogo in cui si tiene, gli oratori, gli orari di inizio e fine ed una serie di opzioni che seguono:

Registrazione utenti: se richiesto è possibile dare la possibilità agli utenti registrati di iscriversi alla conferenza. Gli utenti vedranno un pulsante Iscriviti a fianco delle conferenze che hanno questa opzione attiva. Cliccando e confermando l’operazione l’utente riceverà un’email riassuntiva contenente l’appuntamento che può essere automaticamente inserito nel calendario del proprio dispositivo (telefono, Outlook, …).
Gli utenti possono successivamente decidere di cancellare la registrazione all’evento.

Notifica registrazioni: opzionalmente l’organizzatore può ricevere una email ad ogni registrazione (l’opzione è specifica per ogni conferenza). La mail contiene le informazioni su chi si è registrato e sulla capienza della sala. Queste email arrivano comunque nel caso venga superato il 90% dei posti disponibili.

Gestione capienza sala: è possibile definire il numero massimo di posti nella sala, così da evitare overbooking. Un valore pari a 0 indica che la sala non ha limiti di capienza.
Un’opzione consente di definire se all’utente finale sarà disponibile solo l’informazione sul fatto che ci siano o meno posti disponibili, oppure anche il loro numero.

Visibilità della conferenza: ogni evento può essere configurato per essere:

  • Invisibile: è l’opzione predefinita e serve a creare e configurare una conferenza con tutti i dettagli, senza renderlo visibile
  • Visibile ai registrati: solo gli utenti che fanno login possono vedere l’evento
  • Visibile a tutti: la conferenza è visibile sulla pagina pubblica dell’evento

Quando le conferenze sono visibili al pubblico, contengono le informazioni necessarie a Google per indicizzarle specificamente come evento ed avere risultati di ricerca migliorati. Per maggiori informazioni consultare la documentazione Google disponibile qui .

E’ possibile integrare la lista degli eventi su un sito esterno, ad esempio quello istituzionale dell’evento, in due modi:

  • Embed HTML: B2meet fornisce una table HTML (con indicazioni in lingua inglese o italiano, a scelta) senza alcuna formattazione. In questo modo è possibile applicare la formattazione specifica del sito di destinazione. Ogni elemento della table è munito di classi personalizzate per applicare specifici stili.
  • API REST: fornisce un array JSON che contiene gli eventi, in modo da poterli disporre in pagina come necessario

In questo modo è possibile avere un solo punto dove registrare le conferenze legate all’evento e fornirle anche ad altri siti ed applicazioni senza dover organizzare trasferimenti di dati.

Quando le conferenze possono avere la registrazione attivata, vengono aggiunti due controlli complementari: se un utente vuole registrarsi ad una conferenza, ma in quel periodo ha già degli appuntamenti con altri utenti, vedrà un messaggio che spiega la situazione. In questo modo si evitano sovrapposizioni.
Allo stesso modo se l’utente vuole chiedere un appuntamento ad un altro ma ha nello stesso momento una conferenza a cui è registrato, vedrà un simbolo di allerta (ed una frase) sugli gli slot di appuntamento in conflitto, così da evitare di chiedere appuntamenti ai quali non può partecipare.

In entrambi i casi è possibile comunque procedere a richiedere l’appuntamento oppure a registrarsi alla conferenza.

L’organizzatore può vedere lo stato di ogni conferenza in tempo reale: