Istruzioni di configurazione: step 4 (attori)

Step 4 – Attori

Gli attori sono le categorie di utenti che vuoi abilitare nel sistema, come ad esempio visitatori, espositori, ospiti, etc. La definizione degli attori consente di attribuire proprietà diverse a ciascun attore. Solo dopo aver creato uno o più attori potranno essere inseriti gli utenti.

Dopo aver definito il nome per l’attore (per esempio “espositore”, “visitatore” oppure “buyer” o altro) se lo desideri puoi inserire una descrizione. La descrizione compare:

  • in testa alla form di registrazione, da compilare nel caso tu scelga di far registrare gli utenti autonomamente
  • nella fase di ricerca utenti, dopo aver selezionato l’attore.

E’ inoltre possibile inserire una descrizione breve che comparirà tra parentesi a fianco dell’attore nelle form di ricerca.

Nella definizione di ogni attore devi inserire almeno un riferimento alla tua privacy policy. Puoi farlo semplicemente attraverso un link o in alternativa puoi inserire il testo della privacy policy. All’utente che si registra in B2meet compilando la form di registrazione sarà richiesto di accettare la tua privacy policy. Se invece importi gli utenti, questi non vedranno la form e conseguentemente non vedranno questo link o questo testo.

Il “testo post registrazione” è il testo opzionale che puoi far comparire quando un utente completa la sua registrazione. Tieni conto che in ogni caso verrà sempre mostrato un messaggio che invita l’utente:

  • a controllare la sua casella email per confermare la registrazione, nel caso tu NON scelga l’opzione di attivazione automatica
  • a utilizzare fin da subito B2meet, nel caso tu scelga l’opzione di attivazione automatica

Se non hai necessità particolari puoi lasciare vuoto il campo o  inserire un testo generico come “Grazie per esserti registrato”

Numero massimo di appuntamenti: puoi definire per ciascun attore il numero massimo di appuntamenti che possono essere richiesti da questo specifico attore.Potrai inoltre gestire puntualmente i limiti di appuntamenti anche per ogni singolo utente.

Email per la notifica: è l’indirizzo email al quale, se lo desideri, puoi far pervenire una notifica ogni volta che un utente si registra

In fase di configurazione di ogni attore potrai selezionare diverse opzioni:

  • Registrazione pubblica: significa che la form di registrazione di questo attore sarà disponibile sulla pagina B2meet dedicata al tuo evento. In caso contrario, se non selezioni questa opzione potrai comunque veicolare direttamente ad una specifica lista di contatti il link alla form di registrazione senza che la stessa sia accessibile a tutti indistintamente. La form di registrazione standard prevede solo 4 campi: Nome, Cognome, Azienda ed indirizzo email. Dopo aver creato un attore potrai scegliere di personalizzare la form aggiungendo altri campi.
  • Attivazione automatica: se selezioni questa opzione, gli utenti che compilano la form di registrazione saranno immediatamente attivi. Se invece non selezioni questa opzione gli utenti che si registrano riceveranno una mail di verifica che contiene un link per confermare la registrazione. L’attivazione automatica è più rapida ma espone al rischio che gli utenti inseriscano un indirizzo mail errato e non possano quindi utilizzare il sistema che usa gli indirizzi email (pur tenendoli nascosti) per veicolare le richieste di appuntamento e le relative risposte.
  • Notifica di iscrizione: selezionando questa opzione riceverai una notifica via mail ogni volta che un utente si registrerà in qualità dell’attore che stai definendo
  • Può ospitare appuntamenti: utilizza questa opzione se vuoi che questo attore possa fissare appuntamenti presso se stesso o presso altri attori con la stessa opzione attiva. Ad esempio, nel caso di una fiera potresti abilitare questa opzione per gli espositori che possono ospitare incontri presso il proprio stand. Se invece si tratta per esempio di un congresso – dove tipicamente i partecipanti non hanno una loro postazione personale riservata – non selezionare questa opzione. Definirai piuttosto un luogo dedicato agli appuntamenti nello step 5 “luoghi”.
  • Compare nella lista partecipanti: se selezioni questa opzione tutti gli utenti di questa categoria saranno pubblicamente visibili nella pagina B2meet dedicata al tuo evento. Per esempio, nel caso di una fiera, potresti decidere di rendere pubblica la lista degli espositori ma non quella dei visitatori. In questo caso creerai due attori (Espositore e Visitatore) poiché i visitatori dovranno comunque registrasi al sistema per poter chiedere appuntamenti agli espositori).

Dopo aver creato un attore e definito le sue proprietà potrai creare una form personalizzata per la registrazione di questo attore, aggiungendo altri campi oltre a quelli obbligatori e già presenti di default per tutti gli attori (Nome, Cognome, Azienda ed email). Clicca qui per consultare le istruzioni dettagliate su come creare una form di registrazione con campi aggiuntivi personalizzati. Per quanto riguarda la visibilità della form puoi decidere di:

  • veicolare il link alla form inviandolo via email ad un elenco di contatti
  • pubblicare il link alla form nella pagina B2meet dedicata al tuo evento
  • tenere nascosto il link ed utilizzare solo i contatti importati

Se hai la necessità di creare un attore con caratteristiche molto simili a quelle di un attore già creato puoi risparmiare tempo con la funzione “clona” accessibile dal menù che trovi a destra nella riga di ciascun attore creato. La funzione clona crea con un solo click un attore con le medesime caratteristiche dell’attore clonato. Potrai dunque intervenire solo per differenza andando a modificare il nome dell’attore clonato e le eventuali voci che vuoi modificare.

Se desideri un numero maggiore di attori rispetto a quello compreso nel tuo pacchetto, puoi in ogni momento acquistare l’upgrade al pacchetto successivo cliccando sulla voce “acquista” nel menù a sinistra delle pagine di configurazione.

Passa alla sezione successiva: istruzioni di configurazione step 5 e 6 (luoghi ed intervalli di matching)